Wszystko o przechowywaniu dokumentacji medycznej

mec. Marcelina Sosnowska-Rudnik

Jak długo i w jaki sposób należy przechowywać dokumentację medyczną? Zobaczcie w jakich przypadkach są odstępstwa od ustawy.

Kwestia okresu przechowywania dokumentacji medycznej została uregulowana w ustawie z 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Okresy przechowywania dokumentacji medycznej są takie same dla wszystkich podmiotów udzielających świadczeń zdrowotnych – zarówno dla publicznych jak i niepublicznych, a także dla praktyk zawodowych. Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej wynosi 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano we wspomnianej dokumentacji ostatniego wpisu.

Ustawa przewiduje jednak wyjątki od powyższej zasady, dotyczy to:

  1. dokumentacji medycznej prowadzonej dla pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
  2. dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
  3. zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
  4. skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
  5. a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
  6. b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;
  7. dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Po upływie okresów, o których mowa powyżej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych co do zasady niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Z kolei to, w jaki sposób należy przechowywać dokumentację medyczną reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania z dnia 9 listopada 2015 r. Zgodnie z rozporządzeniem, dokumentacja wewnętrzna jest przechowywana przez podmiot, który ją sporządził, a dokumentacja zewnętrzna w postaci zleceń lub skierowań jest przechowywana przez podmiot, który zrealizował zlecone świadczenie zdrowotne. Podmiot przechowywujący dokumentację powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwiające jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki.